Hyvä lehdistötiedote noudattaa selkeää rakennetta. Tässä käymme jokaisen elementin läpi järjestyksessä.
Lehdistötiedotteen rakenne ei ole sattumaa. Se on muotoutunut vuosikymmenten kuluessa vastaamaan toimittajien ja toimitustyön tarpeita. Kun tiedote noudattaa tuttua rakennetta, toimittajan on helppo nopeasti arvioida uutisarvo ja löytää tarvitsemansa tiedot.
Klassinen journalistinen periaate on niin sanottu kärkikolmio: tärkein asia kerrotaan ensin, vähemmän tärkeät asiat tulevat perässä. Tämä pätee myös lehdistötiedotteeseen. Toimittaja ei lue koko tiedotetta saadakseen selville, onko siinä uutinen – hän tekee päätöksensä ensimmäisen kappaleen perusteella.
Otsikko on tiedotteen tärkein elementti. Sen tehtävä on kertoa uutinen ytimekkäästi ja herättää toimittajan kiinnostus. Hyvä otsikko on enintään yhden rivin mittainen, kirjoitettu aktiivisessa muodossa ja sisältää konkreettisen tiedon siitä, mitä on tapahtunut tai tapahtuu.
Otsikon alle voidaan lisätä väliotsikko tai alaotsikko, joka täydentää pääotsikkoa yhdellä lauseella. Tämä on hyödyllinen elementti silloin, kun pääotsikkoon ei mahdu kaikki oleellinen.
Lue otsikon kirjoittamisesta lisää →
Otsikon jälkeen tiedotteessa mainitaan yleensä lyhyesti paikkakunta ja päivämäärä, esimerkiksi muodossa Helsinki, 15.5.2025. Jos tiedotteessa on embargo eli julkaisukielto tiettyyn ajankohtaan asti, se mainitaan näkyvästi heti tiedotteen alussa.
Ingressi on yksi tai kaksi lausetta, jotka kertovat uutisen ytimen. Sen tulisi vastata toimittajan keskeisimpiin kysymyksiin: kuka, mitä, milloin, missä ja miksi. Ingressi kirjoitetaan usein lihavoituna, jotta se erottuu tekstistä.
Hyvä ingressi on sellainen, joka voi seistä yksin – se kertoo olennaisimman vaikka kukaan ei lukisi tiedotetta pidemmälle.
Heikko: "Olemme iloisia voidessamme kertoa, että yrityksemme on kehittänyt uuden tuotteen."
Toimiva: "Tamperelainen teknologiayritys Esimerkki Oy lanseeraa toukokuussa uuden sovelluksen, joka auttaa pk-yrityksiä automatisoimaan laskutuksen."
Leipäteksti avaa uutista tarkemmin. Se vastaa kysymyksiin, joihin ingressi ei vielä ehtinyt vastata, ja antaa taustaa ja kontekstia. Hyvässä tiedotteessa leipäteksti on jaoteltu lyhyisiin kappaleisiin, joista jokainen käsittelee yhtä asiaa kerrallaan.
Tärkeä periaate on se, että kappaleet voidaan poistaa lopusta alkaen ilman, että tiedotteen ydinviesti kärsii. Toimittaja saattaa lyhentää tiedotetta, ja tähän on varauduttava rakenteen avulla.
Lähes jokaisessa lehdistötiedotteessa on yksi tai useampi sitaatti organisaation edustajalta. Sitaatin tarkoitus on tuoda inhimillinen ääni tiedotteeseen ja antaa toimittajalle valmis lainaus, jota voi käyttää jutussa.
Hyvä sitaatti ei toista faktoja vaan kertoo merkityksestä: miksi asia on tärkeä, mitä se tarkoittaa asiakkaille tai toimialalle. Sitaatti ei saa olla virkamiesmäinen fraasi eikä mainoslause.
| Heikko sitaatti | Toimiva sitaatti |
|---|---|
| "Olemme erittäin tyytyväisiä tähän saavutukseen." | "Tämä kumppanuus avaa meille suoran pääsyn Pohjoismaisille markkinoille, mikä on ollut strateginen tavoitteemme kolme vuotta." |
| "Tuotteemme on markkinoiden paras." | "Asiakkaamme ovat kertoneet säästävänsä keskimäärin neljä tuntia viikossa uuden laskutustyökalun ansiosta." |
Joissakin tiedotteissa on tarpeen antaa enemmän taustatietoa, kuten tilastoja, tutkimustuloksia tai hankkeen historiaa. Nämä sijoitetaan leipätekstin loppuun, ingressin ja keskeisten tietojen jälkeen.
Boilerplate on vakiomuotoinen lyhyt kuvaus lähettävästä organisaatiosta. Se sijoitetaan tiedotteen loppuun, usein omana osionaan otsikolla "Tietoa yrityksestä" tai vastaavalla. Boilerplate on yleensä sama kaikissa tiedotteissa ja se päivitetään vain, kun organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia.
Boilerplaten pituus on tyypillisesti 50–100 sanaa. Se kertoo lyhyesti, mitä organisaatio tekee, milloin se on perustettu ja muut keskeisimmät tiedot.
Tiedotteen lopussa ovat aina yhteystiedot toimittajia varten. Yhteystietoihin merkitään nimi, titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Puhelinnumeron tulee olla sellainen, johon vastataan myös nopeasti – toimittaja ei jää odottamaan vastausta päiväkausia.
Merkitse yhteystietoihin mieluiten henkilö, joka osaa vastata tiedotteen aiheesta esitettyihin kysymyksiin. Viestintäassistentin numeron antaminen voi hidastaa prosessia, jos toimittajalla on tarkkoja kysymyksiä.
| Elementti | Pituus | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Otsikko | 1 rivi | Herättää kiinnostuksen, kertoo uutisen |
| Alaotsikko | 1 lause (valinnainen) | Täydentää pääotsikkoa |
| Pvm ja paikka | 1 rivi | Aika ja konteksti |
| Ingressi | 1–2 lausetta | Kertoo kuka, mitä, milloin, missä, miksi |
| Leipäteksti | 2–4 kappaletta | Avaa asiaa tarkemmin |
| Sitaatti | 2–4 lausetta | Inhimillinen ääni, lainattava kommentti |
| Boilerplate | 50–100 sanaa | Kuvaa lähettävää organisaatiota |
| Yhteystiedot | 3–5 riviä | Yhteydenotto lisätietoja varten |
Lehdistötiedote lähetetään yleensä sähköpostin runkona tai PDF-liitteenä. Muotoilun tulee olla selkeä ja siisti, ei kuitenkaan liian monimutkainen. Väliotsikot auttavat hahmottamaan rakennetta. Kappaleet ovat lyhyitä. Fontin koko on luettava – 11–12 pistettä on sopiva.
Vältä liiallista boldausta, alleviivauksia ja värikoodausta. Ne saavat tiedotteen näyttämään epäprofessionaaliselta eivätkä auta toimittajaa.