Hyväkin tiedote voi epäonnistua, jos se lähetetään väärille ihmisille tai väärään aikaan. Tässä opas onnistuneeseen jakeluun.
Lehdistötiedotteen jakelu on oma taiteenlajinsa. Ei riitä, että kirjoitat hyvän tiedotteen – se pitää myös saada oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Huono jakelu voi pilata erinomaisen tiedotteen, mutta hyvin kohdistettu jakelu voi saada mediakuuluvuutta myös tavallisemmalle uutiselle.
Ensimmäinen ja tärkein kysymys on kohdentaminen. Tiedote ei kuulu kaikille – se kuuluu niille toimittajille ja toimituksille, joiden lukijat tai katsojat ovat kiinnostuneita tiedotteen aiheesta.
Teknologia-alan tiedote kannattaa lähettää teknologiatoimittajille ja alan erikoismedioille. Paikallinen tapahtuma kuuluu aluemedialle. Tutkimustulos voi kiinnostaa tiede- ja erikoistoimittajia. Väärä kohdentaminen ei vain tuhlaa aikaa – se voi myös ärsyttää toimittajia, jotka saavat jatkuvasti heille kuulumattomia tiedotteita.
Toimiva medialista on yksi viestijän tärkeimmistä työkaluista. Se kannattaa rakentaa huolella ja pitää ajan tasalla. Medialistaan kuuluvat toimittajien nimet, toimitukset, sähköpostiosoitteet ja usein myös tieto siitä, millä aiheilla kukin toimittaja kirjoittaa.
Hyvä medialista ei ole mahdollisimman pitkä – se on mahdollisimman relevantti. Sata tarkoin valittua yhteystietoa tuottaa paremman tuloksen kuin tuhat satunnaista osoitetta.
Toimittajat vaihtavat työpaikkaa, erikoistuvat eri aiheisiin ja joissakin tapauksissa poistuvat alalta. Tarkista medialistasi vähintään kerran vuodessa ja päivitä se aina, kun saat tiedon muutoksista.
Sähköposti on edelleen yleisin ja usein tehokkain tapa lähettää lehdistötiedote. Henkilökohtaisesti lähetetty sähköposti – erityisesti jos toimittaja tuntee lähettäjän tai on ollut aiemmin yhteydessä – saa todennäköisemmin huomiota kuin massamailin näköinen viesti.
Tiedotteiden jakelupalvelut, kuten STT-Lehtikuva tai kansainväliset palvelut, voivat laajentaa tavoittavuutta merkittävästi. Ne ovat hyödyllisiä erityisesti silloin, kun tiedote on tarkoitettu laajalle levitykselle tai kansainvälisille markkinoille. Jakelupalvelut eivät kuitenkaan korvaa henkilökohtaista kontaktia avaintoimittajiin.
| Jakelutapa | Sopii | Ei sovi |
|---|---|---|
| Henkilökohtainen sähköposti | Tutut toimittajat, tärkeimmät mediat | Satoja vastaanottajia samanaikaisesti |
| Jakelupalvelu | Laaja levitys, kansainvälinen jakelu | Pienelle, tarkoin valitulle ryhmälle |
| Uutishuone / verkkosivut | Arkistointi, hakukonenäkyvyys | Yksinään, ilman aktiivista jakelua |
Lehdistötiedotteen lähettämisajankohdalla on merkitystä. Yleinen suositus on lähettää tiedote tiistain ja torstain välillä aamupäivällä – kello 9–11 on usein mainittu parhaaksi ajankohdaksi. Maanantaiaamut ovat kiireisiä, perjantaiset tiedotteet hautautuvat viikonlopun alle.
Ajoitus riippuu myös uutistilanteesta. Jos mediassa on juuri samaan aikaan suuri uutinen, pienemmät tiedotteet saavat vähemmän huomiota. Toisaalta ajankohtaisuus voi myös auttaa: jos tiedotteesi liittyy juuri nyt pinnalla olevaan ilmiöön, se voi saada enemmän kiinnostusta.
Joissakin tilanteissa tiedote lähetetään toimittajille etukäteen embargo-merkinnällä – eli julkaisukiellolla tiettyyn ajankohtaan asti. Tämä antaa toimittajille aikaa valmistella juttu valmiiksi ennen julkaisuhetkeä. Lue lisää embargosta.
Tiedotteen lähettämisen jälkeen voi olla perusteltua ottaa yhteyttä tärkeimpiin toimittajiin lyhyellä puhelinsoitolla tai viestillä. Tämä kannattaa tehdä harkiten – liian aktiivinen seuranta koetaan helposti häirintänä. Yksi lyhyt seurantaviesti muutaman päivän kuluttua on yleisesti hyväksyttävää.