Yksi yleisimmistä lehdistötiedotteiden ongelmista on liiallinen pituus. Mutta kuinka lyhyt on riittävä – ja koska pidempi on perusteltua?
Jos pyytäisi kokenutta toimittajaa nimeämään tiedotteiden yleisimmän ongelma, vastaus olisi todennäköisesti yksinkertainen: ne ovat liian pitkiä. Kolmesivuinen tiedote, jossa kaikkein oleellisin tieto löytyy lopusta, on resepti siihen, ettei sitä lueta loppuun asti – tai aloitetakaan.
Tiedotteen pituus on yksi niistä asioista, jossa kirjoittajan ja lukijan intressit ovat usein ristiriidassa. Kirjoittaja haluaa kertoa kaiken. Lukija – toimittaja – haluaa löytää uutisen nopeasti ja siirtyä eteenpäin.
Lyhyt vastaus: 300–500 sanaa. Tämä vastaa noin yhtä sivua. Se on riittävästi kaiken oleellisen kertomiseen – otsikon, ingressin, kahden tai kolmen leipätekstikappaleen, sitaatin, boilerplaten ja yhteystietojen. Jos tiedote menee yli 500 sanaan, jokaiselle lauseelle on syytä kysyä: onko tämä välttämätöntä?
Alle 200-sanainen tiedote on puolestaan usein liian laiha. Se ei anna toimittajalle riittävästi materiaalia jutun kirjoittamista varten eikä perustele uutisen merkitystä riittävästi.
Tiivistäminen on vaikeampaa kuin pitkäksi kirjoittaminen. Tunnettu lainaus – jonka tekijästä kiistellään, mutta jota usein on pidetty Blaise Pascalin, Mark Twainin tai Winston Churchillin sanomana – menee suunnilleen näin: "Minulla ei ollut aikaa kirjoittaa lyhyttä kirjettä, joten kirjoitin pitkän."
Sama pätee tiedotteeseen. Pitkä tiedote on usein merkki siitä, että kirjoittaja ei ole vaivautunut tiivistämään. Tiedotteen lukija – toimittaja – ei ole velvoitettu tekemään sitä työtä hänen puolestaan.
Tiedotteen pituutta kasvattavat yleensä toistot, taustatiedot jotka eivät ole välttämättömiä uutisen ymmärtämiseksi, markkinointifraasin täytesanat sekä liian yksityiskohtaiset tekniset tiedot. Nämä kaikki sopivat liitteisiin tai taustamateriaaleihin – ei itse tiedotteeseen.
Hyvä testi on lukea jokainen kappale erikseen ja kysyä: jos tämä kappale poistettaisiin, menettäisikö lukija jotain välttämätöntä? Jos ei, kappale voi mennä.
Kirjoita tiedote ensin vapaasti ilman pituusrajoitusta. Kun se on valmis, leikkaa siitä kolmannes pois. Tämä pakottaa priorisoimaan ja usein parantaa tiedotteen merkittävästi.
On tilanteita, joissa 500 sanaa ei yksinkertaisesti riitä. Tutkimustulosten julkistaminen voi vaatia enemmän kontekstin antamista, jotta tulokset ymmärretään oikein. Monimutkaiset yritysjärjestelyt tai fuusiot voivat vaatia enemmän selittelyä. Kriisitilanteen tiedote saattaa tarvita perusteellisempaa selontekoa tapahtuneesta.
Näissäkin tilanteissa suositus on sama: pidä itse tiedote mahdollisimman tiiviinä ja siirrä lisätieto erillisiin liitteisiin. Toimittaja, joka haluaa tietää enemmän, löytää liitteen. Toimittaja, joka haluaa nopean kuvan tilanteesta, saa sen lyhyestä tiedotteesta.
Pituusongelma ei yleensä ratkea pelkästään tekstiä leikkaamalla – se vaatii myös rakenteen tarkistamista. Tiedote, jossa tärkein asia on kolmannessa kappaleessa, tuntuu pitkältä vaikka sanamäärä olisi kohtuullinen. Tiedote, joka alkaa ingressillä joka kertoo ytimen heti, tuntuu napakalta vaikka kokonaispituus olisi sama.
Lue myös: Lehdistötiedotteen pituus – opas ja Tiedotteen rakenne.